A figyelmeztetési vagy alert funkcióval az SAP Business One rendszerben lehetőségünk van automatikusan valós idejű adatok lekérdezésére egy előre beállított ütemezés alapján, továbbá értesítések, riasztások állíthatók be valamely az adatbázisban bekövetkezett változást, eseményt érintően.

Ezekhez egy SQL nyelvben megírt SELECT utasításra van szükségünk és az alert definíciós ablakban máris aktiválhatjuk az értesítésünket.

Egy új figyelmeztetést a következő útvonalon hozhatunk létre a rendszerben:

Adminisztráció/Figyelmeztetési beállítások->Új hozzáadása gomb.

A rendszerben található figyelmeztetések két főcsoportra oszthatók:

• Alapfigyelmeztetések, melyek már benne találhatók az alaprendszerben: Ezek különböző eltérésekről értesítenek valamely alapértéktől eltérve.Például eltérés az engedélyezett kedvezmény %-tól egy adott vevőnél vagy a minimális készletérték alá esett valamely cikk készlete.

• Felhasználó-definiált figyelmeztetések egy megírt SQL parancs alapján: Ha létrehozunk egy SQL utasítást, akkor ezt a lekérdezést futtathatjuk egy megadott ütemezés alapján, melyről a hozzárendelt felhasználó értesítést kap.
  Például:minden héten hétfőn szeretnénk kapni egy listát azokról az ajánlatokról, melyek még nincsenek visszaigazolva.

Ezt az értesítést a következőképpen hozzuk létre:

Figyelmeztetés definiálása

Az ábrán látható, hogy aktívvá tettük ezt az értesítést, továbbá beállítottuk, hogy belső üzenetként szeretnénk kapni egy értesítést minden hét első napján.
A prioritás normál, azaz nem lesz kiemelve a felugró értesítések között, továbbá nem állítottuk be a Történet mentése opciót, így nem archiválódnak a lekért riportjaink.

Tipp:az egyes alertjeinket priorizálhatjuk, azaz a figyelmeztetést beállíthatjuk alacsony,normál vagy magas prioritásra, ekkor amikor értesítést kapunk a rendszertől, akkor ezek az üzenetek megjelöltek a prioritás alapján, így szelektálhatók fontosság alapján. pl. egy magas prioritású értesítés piros felkiáltójelet tartalmaz.

Ezen figyelmeztetések további tulajdonsága, hogy bármikor módosíthatók, deaktiválhatók vagy akár el is távolíthatók a rendszerből.