A proforma számla fogalma alapján az egyfajta fizetési értesítés, melyet a vevőnek kiküdve vagy a szállítótól kapva szeretnénk a rendszerben rögzíteni úgy, hogy közben ne történjen tényleges könyvelés, csak legyen egy bizonylat, ami utal a várható teljesítésre, ellenkező esetben adóügyi vonzata lenne.

Előlegszámlát nem vihetünk fel , mivel még nem történt meg a pénzügyi teljesítés, normál kimenő számlát sem választhatunk, mivel még nem történt meg a teljesítés.

Erre megoldásként javasolt értékesítés oldalon a rendelés bizonylatot használni és a nyomtatási képét proforma számlának megfelelően elkészíteni a Nyomtatási formátumszerkesztővel. Így ha küldünk egy proforma számlát jellemzően egy export vevőnknek, akkor a szerződést vagy rendelést kell ilyen formátumban kinyomtatni a megfelelő bizonylatkép kiválasztásával.

További tipp lehet, hogy mivel ugyanaz a bizonylat több funkciót lát el (rendelés,visszaigazolás,proforma számla), így az éppen aktuális státuszt egy felhasználói mezőben rögzítjük, és módosítjuk az új értékre státuszváltozáskor.