Bevezetés során sokszor felmerül, hogy egy mező kitöltése legyen kötelező a felhasználó számára. Így rákényszeríthető, hogy véletlenül se felejtse el a mező kitöltése nélkül hozzáadni a tételt.

Az SAP Business One rendszer alapdefiníciója alapján bizonyos bizonylatok vagy törzsadatok nem véglegesíthetők valamelyik mező kitöltése nélkül, ezek a kötelező mezők. Ilyenkor a rendszertől kapunk is egy figyelmeztető piros üzenetet, hogy nem adható hozzá a megadott mező kitöltése nélkül.

Az összes többi mező, mely üres vagy null értéket tartalmaz hozzáadáskor nem kötelező kitölteni.

Azonban felmerülhet a cég ügymenete alapján, hogy egyes mezőket kötelező legyen kitölteni. Ilyen gyakran a projekt vagy profit center az egyes bizonylatokban, hiszen ezen mezők a könyvelt bizonylatok esetében nem is módosíthatók magában a bizonylatban, bár a főkönyvi könyvelésben utólag korrigálhatók. De a felesleges munka megelőzése érdekében határozzuk meg kötelezővé a projekt mezőt.

Erre megoldás lehet a következő, mely felhasználói mezők és formattált keresések definiálásának ismeretét követeli :

• A rendszerben egy kötelezőként felvett felhasználói mezőt definiálunk a bizonylat sorokhoz:legyen az azonosítója K_Profit center mint kötelező Profit center és az alapértéke 0- mivel a rendszerben kötelező megadni egy alapértéket egy kötelezőnek megadott felhasználó mezőben.

• Két lekérdezést kell definiálnunk:
  
  • egyikkel 0 értéket töltünk a rendszer profit center mezőjébe (legyen rendszermező)

  • másikkal töltjük a felhasználói mezőnket a rendszermezővel,hogy valóban NULL értéke legyen és a rendszertől figyelmeztető üzenetet kapjunk, hogy üres a profit center mező.

• Formattált keresést definiálunk annak a bizonylatnak a rendszermezőjébe, ahol kötelezővé szeretnénk tenni a mezőt, úgy hogy automatikus aktualizálás legyen a cikkszám mező kiválasztásakor és elmentett felhasználódefiniált értékeket megjelenítése opciót választjuk.

• Formattált keresést definiálunk annak a bizonylatnak a felhasználói mezőjébe, ahol kötelezővé szeretnénk tenni a mezőt, úgy hogy automatikus aktualizálás legyen a rendszermező kiválasztásakor és elmentett felhasználódefiniált értékeket megjelenítése opciót választjuk.
  További tipp, hogy célszerű az általunk létrehozott mezőt elrejteni az Ürlapbeállításokban, hogy ne zavarja a felhasználót.