Ha használjuk azt a funkciót, hogy a bizonylatokat ún. tervezetként elmenthetjük, de szeretnénk értesítést kapni a rendszertől ezekről a draft dokumentumokról, akkor a két funkciót ötvözve beállíthatjuk, hogy naponta küldjön egy listát annak a felhasználónak, aki véglegesíti a bizonylatokat.
A bizonylatok tervezetként történő elmentését megtalálhatjuk a Bizonylattervezetek fejezet alatt, a figyelmeztetések definiálását az Figyelmeztetések kezelése fejezet alatt, így ha már meg vannak az alapismeretek, akkor következzék, hogy hogyan is tudunk egy értesítést beállítani a draft bizonylatokról.
A következő példában az 1.számú felhasználó mindennap rögzíti a bejövő számlákat, de nem adja hozzá a rendszerhez, hanem elmenti tervezetként.
A 2.számú felhasználó rendszerüzenetet kap ezekről a bizonylatokról minden nap a megadott órában, hogy megtekintve helyességüket véglegesítse.
1. lépés
Létrehozzuk a következő lekérdezést a lekérdezés managerrel. Ez kilistáztatja az összes olyan bejövő számlát - de természetesen lekérhető az összes bizonylatfajtára -, ami még nincs lekönyvelve.
SELECT T0.DocEntry, T0.DocNum as 'Tervezetszáma', T0.NumAtCard as 'Bejövő számla száma',T0.DocDate,
T0.DocDueDate as 'Fiz.hatidő', T0.CardCode, T0.CardName, T0.DocTotal, T0.Comments FROM ODRF T0
WHERE T0.ObjType =18 and T0.DocStatus ='O'
A rendszeradatbázisban minden bizonylatfajtának saját adatbázistáblája és saját belső objektumazonosítója van, melyet az ObjType mező jelöl. Ezt a mezőt használjuk, hogy leszűrjük a bejövő számla típusokat, amit a 18-as objektumszám azonosít.
A Docstatus mező fejezi ki, hogy a tervezet még nyitott, azaz még nem lett lekönyvelve.
2. lépés
Hozzákötjük a fenti SELECT utasítást egy figyelmeztetéshez az Adminisztráció modulban a már ismertetett módon.
Ezután ha az adott felhasználó lement egy bejövő számlát, akkor akinek beállítottuk, hogy kapjon értesítést ezekről a tervezetekről, mindennap megnézheti és véglegesítheti a bizonylatokat. Ezzel a beágyazott funkcióval csökkenthetőka hibázások száma, illetve allokálhatók a feladatok.
Tipp: Még az értesítés megérkezése előtt lekérhetők ellenőrzés gyanánt ezek a draft bizonylatok a következő útvonalon:
Beszerzés/Beszerzési beszámolók/ Beszámoló:bizonylattervezetek
