Az SAP Business One engedélyezési mechanizmusain keresztül valódi work-flow folyamatok alakíthatók ki, melyek az ügyvitel valós kontrollját, a felhasználók jobb munkavégzését támogatják.

Egy engedélyezési eljárás aktiválásával elérhető, hogy bizonyos dokumentumokat csak bizonyos felhasználók véglegesítsenek, így biztosítva, hogy a bizonylat a megfelelő értékeket tartalmazza. Ezzel a funkcióval csökkenthetők a hibázások száma, valamint ebből kifolyólag a javítások száma is.

Ahhoz, hogy ezt a funkcionalitást használni tudjuk, először is aktiválni kell a következő menü útvonalon:

Adminisztráció / Rendszerbeállítások / Általános beállítások

Az ÜP fülre lépve be kell jelölni az Engedélyezési eljárás aktiválása mezőt.

Trükk: Abban az esetben, ha ez nincs aktiválva, de hozzáadtunk egy engedélyezési mintát, és az nem működik, akkor biztos, hogy nincs aktiválva a fenti útvonalon az opció.

Maga az engedélyezési eljárás feltételeket definiálását jelenti, azaz meghatározzuk például, hogy x felhasználó ha y típusú bizonylatot állít ki, melyben z % engedmény található, akkor ez a bizonylat csak jóváhagyás után véglegesíthető.Amikor x felhasználó bizonylatot rögzít a rendszerben, a rendszer ellenőrzi az engedélyezési eljárás feltételeit, és azok teljesülése esetén megakadályozza a bizonylat további feldolgozását. Maga a bizonylat ekkor tervezet státuszba kerül, az engedélyezők pedig értesítést kapnak a rendszertől, hogy egy bizonylatot jóvá kell hagyni.

A következőkben egy példán keresztül szemléltetjük, hogy hogyan kell az SAP Business One rendszerben egy engedélyezési eljárást létrehozni arra az esetre, amikor van egy főkönyvelő és van egy adminisztrátor felhasználó és minden adminisztrátor által kiállított sztornó számlát csak a főkönyvelő engedélyezésével lehet rögzíteni a rendszerben.

1. Engedélyezési szint: első lépésként ún. engedélyezési szintet hozunk létre, azaz azt határozzuk meg, hogy maga az értesítés kihez fusson be, kinek a jóváhagyására van szükség. Ez ebben az esetben lehet a főkönyvelő szintje. Ehhez az Adminisztráció>Engedélyezési eljárás>Engedélyezési szintek definiálása alatt létrehozzuk a felhasználói szintet a következő ábra alapján:

    

1. Engedélyezési minta létrehozása: második lépésként meghatározzuk azon feltételeket, melyek ha teljesülnek, a rendszer aktiválja az engedélyezési funkciót. Ebben a példában a következő ábrák alapján definiáljuk a mintát:

• A rendszerben vannak előre definiált feltételek, melyek teljesülése esetén a rendszer üzenetet küld mind a bizonylat készítője felé, mind pedig értesítés formájában az engedélyezőnek, ill. SQL lekérdezések alapján is meghatározhatunk feltételeket, mely egy későbbi fejezetben kerül bemutatásra.
  Trükk: az engedélyezési mintában a létrehozóként megjelölt felhasználó nem módosíthat a rá vonatkozó engedélyezési mintán!
• Engedélyezési beszámolók és értesítések: mikor elkészült a engedélyezi mintánk és adminisztrátor felhasználóként benne vagyunk egy értékesítési jóváírás bizonylatban és a Hozzáadás gombot megnyomjuk a következő ablak ugrik fel:

Ez azt jelenti, hogy csak a főkönyvelő jóváhagyása után adhatjuk hozzá véglegesen a számlát. Ennek megtörténtéről értesítés küld a rendszer, valamint ha időközben a főkönyvelő adja hozzá a bizonylatot, akkor ennek megtörténtéről az adminisztrátor is kap belső rendszerüzenetet.

Tipp: Az engedélyezési funkció olyan áthidaló megoldásként is jó, amikor egy mezőt kötelezővé szeretnénk tenni, és erről magát a felhasználót értesíteni szeretnénk, hogy a bizonyos mező még kitöltetlen.